ケイビーエス 社員ブログ

意外と知られていないメール署名のルール

個人で使用するメールの署名（シグネチャ）は無くてもいいかもしれませんが、仕事で使用するメールには、署名は必須ですよね。もし会社に届いたメールに“至急連絡ください”などと書かれてあっても、どこの誰からメールが来たのかわからなかったら、返事のしようもなかったり…。まあ、そんなことはないとしても、メールの署名はきちんとつけたいものです。

メールの署名部分には ========== や、+-+-+-+-+-+-+-+ など、記号などを使ってわかりやすく表示したものが多いですよね。そういったメールの署名にも、ちょっとしたルールがあるのをご存知でしたか？メールの本文と署名部分を区別してくれる　”-- ” (dash dash space)です。

“-- ” は、「これ以降は署名ですよ」というようなもので、メール本文の最後で改行したら一行開けて-- を記入して改行、その後に署名を記入しておく。そうすれば “-- “（sig-dashesと呼ぶらしい）に準拠したメールソフト、例えばThunderbirdやGmailなどでは、”-- ” を認識して以降の署名部分をグレイ表示してくれます。ちょっとしたことだけど、本文と署名部分がハッキリしてわかりやすくなります。

またそれだけでなく、メールを返信や転送・再編集する際に、署名部分を引用しません。だから他人の署名を引用することもなく、自分のメールを再編集したときに、署名が二重になることを防いでくれます。

これって結構優れものじゃないですか？この署名のしきたりについて記述された文書としては、RFC 3676（RFC 2646の更新版）のセクション4.3. ‘Usenet Signature Convention’ があります。

There is a long-standing convention in Usenet news which also commonly appears in Internet mail of using “-- ” as the separator line between the body and the signature of a message.  When generating a Format=Flowed message containing a Usenet-style separator before the signature, the separator line is sent as-is. This is a special case; an (optionally quoted or quoted and stuffed) line consisting of DASH DASH SP is neither fixed nor flowed.

必ず必要というものではありませんが、知っていて使えばちょっと便利になるかなってお話でした。